يعتبر التنظيم عنصرا أساسيا وبعدا مهما من أبعد العملية الادارية ، ويعنى بالتقسيمات الادارية في المؤسسة ، وتوزيع المهمات وتحديد المسؤوليات والواجبات، والتنسيق الدقيق ،وتحديد انواع العلاقات وانماط الاتصال داخل وحدات واقسام المؤسسة المختلفة، وبينها وبين الوحدات والاقسام الاخرى، ليشمل المؤسسة بكاملها، ليتمكن جميع الافراد فيها من انجاز اهداف محددة ، وتحقيق غايات منشودة.

ويعتبر التنظيم عصب المؤسسة وشريانها الذي تصب فيه جهود الجماعة ؛ لتحقيق غرضها المحدد المرسوم ،كما أن التنظيم يربط بنية المؤسسة وفروعها وأجزاءها بالاهداف والبيئة الخارجية.

ويقوم التنظيم على مقومات أساسية هي أركانه التي عليها يرتكز، وتشمل تقسيم الأعمال بين الوحدات والأقسام وأجزاء المؤسسة ،وتوزيعها على الافراد ، واختيار أفراد مناسبين للقيام بالأعمال المختلفة .ولا بدأ يربط هذه الاقسام وهؤلاء الافراد نظام محكم من العلاقات ،كما لا بد من وجود أدوات تنظيمية تسهل العملية وتقود إلى الغاية.

كما يقوم التنظيم بتحديد أهداف المؤسسة بوضوح ، فتكون اجرائية يسهل تحقيقها، وليست خيالية غير ممكنة التحقيق ، ولا بد من الالتزام بها ،بأن تكون جاهزة وحاضرة باستمرار في أذهان الأفراد عامة ،وأذهان الاداريين خاصة، ويقوم التنظيم بتحديد الموارد وتحديد العلاقات بين أنواع النشاطات التي تمارس في المؤسسة وضبطها.

وبعد فان كثيرا من الادارات في مؤسساتنا تقوم ببناء هياكل تنظيمية وأجهزة ادارية، أو تعيد النظر في بنى هيكلتها ،وقد تلغي بعضها أو تستحدث بعضا آخر ،وهكذا تكثر التقلبات والتغييرات الستاتيكية ( وليس التطويرات والتحديثات المرغوبة) ؛ تبعا للأهواء والأمزجة ،أو لايجاد وظيفة معينة لشخص مرصود، أو لأرضاء أشخاص محسوبين على الادارة العليا، فكل يوم ترى ادارة جديدة مستحدثة ،ثم ادارةأخرى يتم الغاؤها، وتسمع كل يوم قرارات جديدة، وفي اليوم التالي تسمع قرارا يجب القرارات السابقة ويلغيها أو يتجاوزها.
وفي غياب تحديد المسؤوليات والواجبات، وتداخل الاختصاصات، عمت فوضى العمل ، وثمة مؤسسات أخرى هيمنت عليها المركزية ، ذلك لأن مديريها ورؤساءها أزمنت سلطة المركز في عقولهم ،واستفحلت دومة القهر والتسلط في رؤوسهم، فأثر ذلك على كفاءة الأجهزة ومردودية الانتاج ،وضاعت المسؤولية في كثير من مواقع العمل.

ازاء ذلك كله ،ما أحوج اداراتنا للالتزام بأخلاقيات التنظيم ، والتمسك بمبادئه وأهدافه ،واقامة وحدات متابعة وتقييم ، تعيد النظر في الأجهزة التنظيمية القائمة ، وتقرر بحكمة ورزانة انشاء جهاز اداري جديد ،أوالغاء جهاز اداري لا يستفاد منه ،وتحديد مهمات وأنشطة ومسؤوليات أقسامها ودوائرها وموظفيها، صحيح أن ثمة مخاطر لاعادة التنظيم ؛ولكن ثمة وسائل لعلاجها ؛فلا بد من توعية العاملين وتفهمهم ،ولا بد أن يقوم يقوم باعادة التنظيم خبراء مختصون، وأن لا يمس ذلك جوهر التنظيم أو محوره الاصلي.

فالمطلوب ،معالجة الاجراءات المعقدة والطرق الهزيلة والروتين القاتل ،وأساليب العمل العقيمة في مؤسساتنا ؛ ليسهل انسياب العمل عبر طرق سلسة بسيطة ، خاصة وأن الاردن يمر بمرحلة تغيير شاملة نحو الأفضل باذن الله.ومطلوب قبل ذلك اشاعة الوعي التنظيمي ، وتسهيل مهمة التنظيم والاستماع لآراء المختصين في ادارة التنظيمات ،والاستعانة بخبراتهم .

لقد كثرت قصاصات الورق ، وتراكمت الملفات واصفرت أوراقها نتيجة خزنها، ورثت جلودها لكثرة تناولها ، وامتلأت صفحات شروحاتها بالروتين الفارغ ،وطالت دورتها بدءا من موظف الملف ،وانتهاء بقمة المؤسسة. وهكذا يدور الملف دورته، وربما يتعثر، فيحفظ على رف النسيان؛ فيتراكم عليه الغبار؛ حتى يفطن له صاحب العلاقة ؛فتدب فيه الحياة من جديد ليدور دورة جديدة قد تستغرق أسبوعا آخر أو أسبوعين ، هذا اذا تابعه صاحبه بشطارة ،واذا لم يتابعه فقد تستغرق دورته دورة الارض حول نفسها ثلاثين مرة.
لقد آن الاوان لأن تتدفق المعلومات في مختلف أرجاء المؤسسة، رأسيا وافقيا وفي كل الاتجاهات ،عبر نظام المعلومات الادارية الذي غزا العالم بفوائده واستخداماته ،ولا زلنا نبحث عنه في مؤسساتنا فلا نجد الا الملفات الصفراء البالية، وهو مطلوب ايجاده وتفعيله في ظلال تنظيم اداري محكم مطلوب اجراؤه، ولا بد لتسريع العملية من ادخال الحاسوب آلة العصر السريعة، تلك الآلة السحرية العجيبة لتسهيل العملية الادارية بكاملها، مع دقة تنظيم المعلومات وتقديمها للادارة في أقل وقت ، بالاضافة إلى أنه يحفظها ويخزنها إلى وقت طويل ولحين الحاجة .

ومن أدوات التنظيم ،استخدام الحاسوب وبناء نظام المعلومات الادارية ،وهي أساليب عصرية لتحديث الادارة في مؤسساتنا لا غنى عنها في عصر الانفجارات العلمية والثورة المعرفية ، فبها يقضى على الروتين، ويستغنى بها عن الملف الاصفر البالي، ناهيك عن مجالات استخدامها وفوائدها الكثيرة.

انه في ظل التطور المستمر، والتقدم السريع في الفكر الانساني ،والغزو التكنلوجي السريع، وفي ظل تنامي حجم المؤسسات وتعقيد العمليات الادرية؛ أصبح من الضرورة استحداث وحدات ادارية أيضا في المؤسسة، اضافة لما سبق ، تقوم هذه بالمتابعة والتقويم واعادة النظر، فالتقويم ضرورة للمؤسسة ، وهو يقدم تغذية راجعة مفيدة، تسعى من خلاله المؤسسة للوصول إلى الأهداف المرسومة ،وهذا يعني المحاسبة المستمرة ،وايجاد البدائل ،واعادة النظر في البنية التركيبية باستمرار، وبخاصة في حالة اخفاق العمل.ذلك لكي تصل مؤسساتنا إلى الفعالية المرغوبة لانجاز نشاطاتها وتحقيق اهدافها ، وكي تحافظ على متانة كيانها الداخلي ،وتتكيف مع بيئتها.ولا بد من التنظيم في العملية الادرية ؛لأنه يعطي للمؤسسة صحتها وعافيتها ؛ حتى تستطيع استقبال التجديد والتغيير والآتي لا محالة ، وتتفاعل معه لان المؤسسة المريضة العليلة لا تقوى على ذلك.

ومع التطوير والتحديث تتحرك الادارات نحو أهداف جديدة لانتاج منتجات جديدة ،ومع تنوع الأهداف، ومع التجديد تطور ونمو وتغيير، وليس ثمة روتينية او نمطية.

وبالتنظيم يتحقق التكامل بين أهداف المؤسسة وأهداف أفرادها ؛ فيخلق بذلك مناخ ملائم ،وتتأكد وحدة المصلحة بين الافراد والمؤسسة ، فلا ينظر للأفراد وكأنهم أدوات في عملية الانتاج، تستغل المؤسسة جهودهم ، وعندما يشعر الأفراد بوجود منفعة متبادلة، وأن بقاء المؤسسة ونجاحها هو بقاؤهم ونجاحهم ؛ فانه يتحقق التكامل ويسود النمو والازدهار.